Tietosuojaseloste – asiakasrekisteri

1.Rekisterinpitäjä / Henkilötietojen käsittelijä

Tmi Rakennuspalvelu M. Kauppinen
Käyntiosoite: Kankaislammentie 334, 41520 Hankasalmi
Y-tunnus: 2814456-7
(jäljempänä ”Rakennuspalvelu M. Kauppinen”)

2.Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Nimi: Matti Kauppinen
Sähköposti: info@kauppinen.fi

3.Rekisterin nimi

Tmi Rakennuspalvelu M. Kauppinen asiakasrekisteri

4.Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti ja noudatamme Privacy by default ja Privacy by design -periaatteita.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

• käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai
• sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• sopimusvelvoitteiden täyttäminen
• palveluiden tai tuotteiden tarjoaminen, toimittaminen ja kehittäminen
• asiakassuhteen tai toimitussuhteen ja niihin liittyvien velvollisuuksien hoitaminen ja kehittäminen.

5.Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

• yrityksen tai henkilön nimi
• mahdollinen Y-tunnus
• yhteystiedot (posti- ja käyntiosoite, mahdollisen yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköposti).

Lisäksi henkilötietoihin voidaan tallentaa seuraavat järjestelmätiedot:

• asiakasnumero
• viestinnällinen asiakasprofiili
• liittymispäivämäärä ja muokkauspäivämäärä
• ostotiedot
• mahdolliset luotottamiseen liittyvät lisätiedot.

6.Mistä saamme tietoja?

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi:

• yhteydenottopyyntöjen
• tilauksen tai sopimuksen yhteydessä asiakkaaksi rekisteröimisen
• muutosilmoitusten
• tai muiden vastaavien toimenpiteiden yhteydessä.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä, viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

7.Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja?

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita ja päämiehiä siltä osin kuin se sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi on tarpeellista. Tällaisia tilanteita voivat olla esimerkiksi mahdolliset perintätilanteet.

Olemme ulkoistaneet IT-palvelujamme ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimilla ja suojaamilla palvelimilla henkilötietoja voidaan tallentaa ja käsitellä. Kaikki alihankkijamme vastaavat itse siitä, että heidän tarjoamat järjestelmät ja palvelut noudattavat Privacy by default ja Privacy by design -periaatteita.

Muutoin emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille, pois lukien viranomaisten lainmukaiset tiedonsaantioikeudet. Lähtökohtaisesti emme luovuta henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman asiakkaan erillistä hyväksyntää.

8.Miten tallennamme ja suojaamme tiedot sekä miten pitkään niitä säilytämme?

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Mahdollisten paperimuotoisten henkilötietojen säilytys tapahtuu lukittavassa säilytystilassa, johon on pääsy vain rekisterinpitäjällä.

Sähköisesti henkilötietoja säilytetään rekisterinpitäjän tietojärjestelmissä. Tietojärjestelmät ja niiden sisältämät tiedostot on suojattu tavanomaisin teknisin suojausmenetelmin. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jotka ovat tiedossa vain rekisterinpitäjällä.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on henkilötietojen käyttötarkoituksen vuoksi tai lakisääteisen säilytysvelvoitteen täyttämiseksi tarpeellista. Tämän jälkeen henkilötiedot hävitetään asianmukaisesti.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen ja huolehdimme siitä, ettei rekisterissä säilytetä käyttötarkoituksiin nähden tarpeettomia, vanhentuneita tai virheellisiä tietoja.

9.Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti muun muassa oikeus:

• tarkastaa itseäsi koskevat henkilötiedot
• vaatia virheellisten, vanhentuneiden, tarpeettomien tai lain vastaisten tietojen oikaisua tai poistamista
• peruuttaa suostumuksesi siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen
• rajoittaa tietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa
• saada itse toimittamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle
• vastustaa käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun
• tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Huomioithan, että mikäli peruutat suostumuksesi tai vaadit tietojen poistamista, emme välttämättä voi enää toteuttaa asiakassuhteeseen liittyviä velvollisuuksiamme.

10.Yhteydenotot

Kaikki tätä tietosuojaselostetta ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat yhteydenotot pyydetään osoittamaan kirjallisesti kohdassa 2 nimetylle yhteyshenkilölle.

11.Tietosuojaselosteen muutokset

Voimme aika ajoin päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset merkitään näkyviin selosteeseen päiväyksen muodossa. Merkittävistä muutoksista voimme tiedottaa myös muulla tavoin, esimerkiksi sähköpostitse tai ilmoituksella internetsivustollamme. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteeseen säännöllisesti.